事務が速くなっても、それだけでは売上になりません。空いた時間をどこに向ければ商売が伸びるか、そこから一緒に考えます。うまく言葉にできなくても大丈夫です。
事務を速くすること自体が目的ではありません。空いた時間を売ることに回す、取りこぼしを拾う。この2つのために作っています。ここにない困りごとも、まずは聞いてください。
→こうなります。レジから出したファイルを入れるだけ。売れている商品と時間帯が、毎朝ひとりでに並びます。仕入れを厚くする商品、人を厚くする時間帯を、勘ではなく数字で決められます。エクセルの形は今のままで大丈夫です。
この画面は実際に動く見本です
→こうなります。会議を始めると録画が回り、終わった時点で文字起こしができています。要点・決まったこと・宿題と担当が並んだ議事録が出て、話の関係は図にもなります。書き起こす手が空くぶん、その時間を段取りや商談に回せます。
私自身が毎回の会議で使っている、実際に動いている仕組みです。
→こうなります。よくある質問は、下のメニューを押すだけでその場で答えが返ります。手が離せない時間でも待たせずに済み、クーポンや前日のお知らせも自動で届きます。返事が遅れて他所へ流れる、が減ります。
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→こうなります。LINEのメニューから入った予約は、夜でも作業中でも、そのまま予約表に並びます。電話に出られなかった分を、取りこぼさずに済みます。前日のご案内も自動なので、かけ直しの手間も減ります。
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間を自動でカット／字幕もそのまま生成
原稿から読み上げ音声／スライドと画像を自動で配置
書き出して、そのまま公開・共有
→こうなります。撮った動画を入れると、間が詰まって字幕まで付きます。原稿から読み上げ音声を作り、スライドや画像も自動で並びます。出来上がった動画はそのまま公開でき、社内の手順マニュアルにも使い回せます。
私自身が発信で毎週使っている仕組みです。
→こうなります。来店やご注文の記録は、あとから打ち込まなくても貯まっていきます。「90日来ていないお客さま」のように条件で引けるので、こちらから一言お知らせを送れます。思い出してもらえないまま離れていく、を減らせます。
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手順は3分の動画。スマホでいつでも見られます
誰がどこまで進んだかが、そのままボードに出ます
→こうなります。手順は短い動画にして、スマホから見られる形に置きます。見たあとの確認テストまで済むので、横についていなくても一人で進められます。誰がどこまで覚えたかがボードに出るので、任せる仕事を決めやすくなります。
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A.なくせます。案件を選ぶと、インボイスに対応した請求書が下書きで出てきます。まだ出していない案件と、入金がまだの分は一覧に残るので、月末に気づく代わりに、その日のうちにお願いできます。
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→こうなります。残りが決めた数を下回ると、その場で知らせが届きます。「すみません、今ちょうど切らしていて」とお断りする回数を減らせます。発注書の下書きも一緒に出てくるので、棚を数えに行く用事も減ります。
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→こうなります。日報は、現場からLINEで3つ選んで送れば終わりです。いつも使っているLINEのままなので、新しいアプリを覚えなくていい。書き写しと足し算がまるごと消えて、その分は見積づくりや次の現場の段取りに回せます。どの現場に何時間かかったかも残るので、次の値付けの根拠にもなります。
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A.使えます。スマホで写真を撮ると、品名と金額が表になります。「去年の同じ時期にこれを買ったお客さん」を日付や品名で引けるので、こちらからもう一度お声がけできます。手入力がなくなるだけでなく、過去の紙が次の注文のきっかけになります。
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まずは、いまの困りごとを
そのままお聞かせください。
何を頼めばいいか決まっていない状態で構いません。「たぶんここで取りこぼしている」という感覚の話から始めます。